|
Verslag Algemene Ledenvergadering PV Bannehof gehouden op 20 mei 2010. Locatie: Vip-room in de Bannehof Aanwezig: 5 bestuursleden: (Jur Beumkes, Pieter Pennekamp, Claudia Root, Jutsa Scholtemeijer en Hans Rozemeijer. Er waren leden geen aanwezig. Afwezig met afbericht: Wiebe Visser (is hij nog bestuurslid?), Bianca Meeldijk, Riek Nuesink, Cees Koppenol en Remke Muller. 1. Opening: Om 16.00 opende de voorzitter de vergadering. Het is jammer dat er geen andere leden dan de bestuurleden aanwezig zijn. 2. Mededeling en ingekomen stukken: Mailberichten van Anja Castien en Riek Nuesink dat zij niet aanwezig kunnen zijn bij deze vergadering. Een mailbericht van de kascontrolecommissie met haar bevindingen over de financiële stukken van de vereniging 3. Verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 23 april 2009: Deze is goedgekeurd en vastgesteld. Het is even onduidelijkheid over de naam van de vereniging luidt. Volgens de statuten is dit: PV Bannehof. Er dient nog met elkaar te worden besproken of de naam moet worden gewijzigd zodra de gemeente Zaanstad niet meer op de Bannehof is gevestigd.
4. Jaarverslag 2009: Het jaarverslag is goedgekeurd en vastgesteld. 5. Financieel verslag en verslag Kascontrole: Het financieel verslag van 2009 geeft o.a. een lagere groei aan van het kaptaal. Dit komt overeen met de wens van het bestuur om de ontvangsten zo optimaal mogelijk aan activiteiten te besteden. De kritische kanttekeningen van kascontrolecommissie komen in het kort er op neer dat: · Voorkomen moet worden dat er betalingen worden gedaan zonder dat er sprake is van een betaalbewijs. · In het financieel jaarverslag is het kostenbedrag voor de kerstmarkten onjuist. Bij het optellen van de facturen dient het bedrag € 2.398,- te zijn i.p.v. € 2.379,- Dit blijkt een rekenfout te zijn en is door de penningmeester gecorrigeerd. De penningmeester wordt decharge verleend voor het boekjaar 2009. Voortaan zal het financieel verslag op A3 formaat worden uitgeprint om de leesbaarheid te bevorderen. 6. Verkiezing Kascontrole commissie De huidige leden van de kascontrolecommissie zullen ook de boekhouding van 2010 controleren. 7. Samenstelling bestuur: Hans merkt op dat het bestuur nu uit 3 gepensioneerde en 5 in dienst zijnde medewerkers bestaat. Het is van belang dat er spoedig ‘nieuw bloed’ wordt toegevoegd. Er wordt bij de eerstvolgende mailing opgenomen dat wij een nieuw bestuurslid zoeken. Wellicht werkt directe benadering beter. Pagina 1 8. Bestuursbeleid en begroting 2010: De begroting is afgestemd op zoveel mogelijk activiteiten met inboeten van het kapitaal voor de komende 2 á 3 jaren. Dit is nodig om de ontvangstenoptimaal in te zetten zonder dat er sprake is van ‘oppotten’. M.b.t. de aanmeldingen voor activiteiten: · De aanmelding is definitief zodra de bijdrage is betaald. · Indien iemand afhaakt en er zijn voor de vereniging geen kosten verbonden aan de annulering van de betreffende deelname, dan hoeft er niets betaald te worden. · Bij deelname aan kostbare activiteiten zoals stedentrips, zullen de organisatoren adviseren om een annuleringsverzekering af te sluiten. Om het deelnemen aan activiteiten te stimuleren zal voor de activiteiten die in 2010 nog gaan plaatsvinden 30 % korting met een maximum van € 30,- worden verstrekt. Er is nog wat onduidelijkheid over de aanbieding van lastminute reizen Jur neem contact op met Cees om dit uit te zoeken. Het lijkt er op dat stedentrips buiten de vakanties bij een groepsarrangement duurder zijn per persoon dan dat de trip door de deelnemers zelf worden georganiseerd. 9. Rondvraag en sluiting: Yutsa meldt dat zij geen kas meer wil beheren. Voor de overdracht naar de penningmeester zal zij het resterende kasgeld, betalingsbewijzen en het laatste kasoverzicht aan Hans sturen. Voor noodzakelijke inkopen van cadeaubonnen en materiaal voor presentje aan langdurig zieken zal zij de beschikking krijgen over een betaalpas. Pieter meldt dat hij voorlopig nog over een kleine kas wil beschikken. Om 17:15 sluit de voorzitter de vergadering.
|